أهم 11 سببًا لتأخر الشحن والاستراتيجيات الفعالة لتجنب تأخير التسليم.

بغض النظر عن المجال الذي تعمل فيه، فإن الموثوقية هي مفتاح إدارة الأعمال التجارية الناجحة. وينطبق ذلك أيضاً على إرسال البضائع، سواء كانت عينات أو منتجات تامة الصنع. 

تقع على عاتق مديري العمليات والخدمات اللوجستية مسؤولية ضمان تنفيذ عمليات التسليم بأكبر قدر ممكن من الكفاءة والسرعة. على الرغم من بذل قصارى جهدنا، غالبًا ما تحدث التأخيرات دون سابق إنذار. يجب أن تتعاون شركتك مع شركة نقل سريع ذات خبرة في منع التأخيرات وتجاوزها وتجنبها. هناك العديد من الأسباب التي قد تجعلك تواجه تأخيرات أثناء شحن البضائع من الخارج. دعنا نناقش أهم 11 سببًا لتأخير الشحنات والاستراتيجيات الفعالة لتجنب التأخير في التسليم.

التأخير في الشحن بمعنى

يشير مصطلح "الشحنة المتأخرة" إلى شحنة لم يتم تسليمها إلى المستلم. هناك عدة أسباب يمكن أن تتسبب في تأخير الشحنات. 

سواء كان ذلك قضاءً وقدراً أو خطأً بشرياً، هناك عدة أسباب قد تؤدي إلى تأخر الشحنة وعدة طرق قد يشتكي منها العملاء. على سبيل المثال، دعنا ننظر إلى جائحة عالمية غير مسبوقة تماماً. 

الأسباب الـ 11 الشائعة لتأخير الشحنات

لا يوجد شيء أكثر إحباطًا من تأخير الشحن. فبالإضافة إلى تسببها في مشاكل تشغيلية وعقوبات وعملاء غير راضين، فإنها يمكن أن تعيق سلسلة التوريد الخاصة بك. هل تفكر في أسباب تأخير الشحن في عام 2022؟

غالباً ما تكون عمليات تسليم الشحنات المتأخرة خارجة عن إرادتك. يمكن تسليم شحنتك في الوقت المحدد إذا كنت تتحكم في بعض المتغيرات. تشمل الأسباب ما يلي 

نقص العمالة

أثرت جائحة كوفيد-19 بشكل كبير على الشحنات وعمليات التسليم منذ عام 2020. في الوقت الحالي، تقوم العديد من شركات النقل بنقل البضائع في جميع أنحاء العالم بمعدل مرتفع للغاية. ونتيجة لذلك، هناك نقص في العمالة.

العطلات الموسمية

خلال العطلات، عادةً ما تشهد التجارة الإلكترونية طفرات هائلة خلال العطلات، وهو وقت الذروة بالنسبة لهذه الصناعة. إن الزيادة في أحجام الشحنات ستفوق قدرة شركات الشحن، خاصةً إذا كانت تحتاج إلى شبكة أو نظام توصيل موثوق به. يمكن أن تتأخر الطرود عندما يكون العملاء أكثر قلقاً بشأن الجداول الزمنية للتسليم.

مشكلات سلسلة التوريد مع شركة الشحن

مشاكل لوجستيات سلسلة التوريد هي السبب الأكثر شيوعًا للتأخير في التسليم. في معظم سلاسل التوريد، ينتج نقص السعة عن نقص القدرة على معالجة الطلبات أو تخزين البضائع، خاصةً خلال فترات العطلات أو فترات ذروة التجارة الإلكترونية أو أحداث المبيعات الكبرى. قد يحتاج شركاؤك في الشحن إلى المزيد من المركبات والعمال لتوصيل الطرود إلى عتبات عملائك إذا كانوا يفتقرون إلى الموارد الكافية.

خطأ في التوثيق

يجب أن تكون كل شحنة موثقة بدقة ومتوافقة مع مواصفات الطرف الثالث. سيتم تأخير الشحنات ما لم يتم استيفاء هذه المتطلبات.

على سبيل المثال، التسليم الصحيح مهم. يمكن أن تؤدي ملصقات الشحن الخاطئة أو العنوان غير الصحيح إلى رفض الشحنة وعدم نجاح التسليم في نفس اليوم. في بعض الأحيان، يمكن أن يتم إرفاق مستندات التسليم بشكل غير صحيح بالمنتجات أثناء العمليات اللوجستية، مما يؤدي إلى حدوث مشاكل أثناء شحن البضائع. يجب عليك التأكد من جميع المستندات المطلوبة أثناء شحن البضائع.

ونتيجة لذلك، يمكن أن تتباطأ عملية التسليم الإجمالية الخاصة بك، ويمكن أن تصبح عمليات التسليم الخاصة بك أكثر تكلفة، مما يؤدي إلى انخفاض الأرباح.

عمليات التسليم الخاطئة تقطع علاقات العملاء والثقة في شركة الشحن. عند شحن البضائع دولياً، من المهم جداً وجود مجموعة متنوعة من مستندات الشحن. قد تقوم السلطات بفحص حمولتك وإجراء المزيد من عمليات التفتيش إذا كنت بحاجة إلى تذكر ملء مستندات معينة أو ملئها بشكل غير صحيح. انتبه إلى التغييرات المحتملة في الإقرارات الجمركية. يمكن أن تتأخر حمولتك أكثر بسبب كل هذه العوامل.

موسم الذروة

من الشائع أن محيط يبلغ الشحن ذروته في أغسطس مع التسوق للعودة إلى المدارس ويستمر حتى نوفمبر مع استعداد الشركات لموسم العطلات. السنة القمرية الجديدة هي فترة تباطؤ المبيعات والصادرات في بعض دول شرق آسيا من أواخر يناير إلى أوائل فبراير، بعد فترة هدوء في ديسمبر وأوائل يناير.

قد يتأخر الشحن الخاص بك خلال مواسم الذروة بسبب حجم الشحنات. ونتيجة لذلك، تتعرض سلسلة التوريد والشبكة اللوجستية للضغط. تكون التأخيرات أكثر شيوعاً خلال مواسم الذروة. ونتيجة لذلك، قد تزداد تكاليف الشحن، أو قد يتم تطبيق رسوم إضافية في مواسم الذروة. غالبًا ما يقوم المستوردون والمصدرون بتجزئة شحناتهم وشحنها مسبقًا لتجنب التأخير في موسم الذروة.

عدم وجود خطط للمعدات الإضافية

هناك مشكلة رئيسية أخرى غالبًا ما يغفلها الشاحنون وهي نقص المعدات. إن نقل البضائع من المستودعات أمر صعب، ومن المؤكد أنه يجب أن يكون أكثر سهولة. لا يمكن المبالغة في أهمية النقل متعدد الوسائط، الذي يشمل النقل البري والنقل بالسكك الحديدية.

قد لا تتوفر حاويات الشحن أيضاً في ظروف معينة. قد لا تتمكن من العثور عليها إلا في بعض أجزاء المدينة إذا كان هناك نقص في بعض المناطق. يمكن أن تؤدي مثل هذه الحالات أيضًا إلى تأخير الطلب في الشحن وتؤدي إلى فشل محاولات التسليم.

الأحداث العالمية

عانت عدة دول من نقص في القوى العاملة والمعدات بسبب كوفيد-19. في أعقاب الجائحة، أدت الزيادة المفاجئة في الطلب إلى ازدحام الموانئ.

في عام 2021، تم تخفيف قيود كوفيد-19 على الممرات الرئيسية بين آسيا والولايات المتحدة. منذ عام 2022، انخفض متوسط أوقات العبور بين الصين والولايات المتحدة بشكل مطرد. على الرغم من ذلك، لا يزال التراكم والازدحام من الأسباب الرئيسية لتأخير الشحن.

في مارس 2021، أغلقت سفينة حاويات ضخمة، Ever Given، قناة السويس. وفي الممر بين آسيا وأوروبا، اصطفت 369 سفينة أخرى على جانبي القناة في طابور طويل، مما تسبب في تأخير كبير في التسليم.

ونتيجة لهذه الأحداث غير المتوقعة، عانت صناعة الشحن من عواقب كارثية. إذا وقعت أحداث عالمية كهذه عند شحن بضاعتك، فقد يتسبب ذلك في تأخير الشحن.

التغيرات المفاجئة في عادات المستهلكين

كان لجائحة كوفيد-19 تأثير كبير على الشحنات وعمليات التسليم. تأثرت سلسلة التوريد بشكل كبير بالتغيرات في سلوك المستهلكين. فعلى سبيل المثال، أدت جائحة كوفيد-19 إلى زيادة الحاجة إلى الكمامات. يمكن أن يؤدي التغيير المفاجئ في عادات المستهلكين إلى تأخير شحن أصناف معينة.

ازدحام الموانئ وحركة المرور

بعد الجائحة، ازداد الازدحام في الموانئ وحركة المرور. تشهد الموانئ في الولايات المتحدة ازدحامًا شديدًا بسبب نقص القوى العاملة ومعدات التخزين والمناولة. من بين أسوأ الموانئ في العالم من حيث الازدحام، كان ميناء أوكلاند من بين أسوأ الموانئ في العالم من حيث الازدحام، حيث بلغ متوسط فترة المكوث سبعة أيام في الربع الأول من عام 2022. أرسل شحنتك إلى الموانئ الأقل ازدحامًا لتقليل حالة عدم اليقين هذه.

مشكلات النقل بالشاحنات

أثناء عملية التسليم، قد يواجه السائقون لديك العديد من مشكلات المركبات التي يمكن أن توقف سير العمل. يمكنك تجنب بعض المشاكل، لكن لا يمكنك تجنب مشاكل أخرى. يجب عليك اتباع البروتوكولات القياسية لتقليل أعطال المركبات بسبب مشاكل الفرامل وثقب الإطارات وغيرها من المشاكل.

يواجه الشاحنون ووكلاء الشحن مشكلة كبيرة في التأخير في تحميل الشاحنات. ونتيجة لانخفاض المعروض من الهياكل (معدات التحميل التي تستخدمها الشاحنات)، تتفاقم مشكلة التأخير في تحميل الشاحنات. 

الظروف الجوية

يمكن أن تؤثر الظروف الجوية السيئة على عمليات التسليم بشكل كبير. يمكن أن تواجه خدمة المشكلات بغض النظر عن نظام النقل الذي تستخدمه لنقل بضائعك.

أهم النصائح للتعامل مع التأخير في الشحنات

تتبع الشحنات في الوقت المحدد

سيساعدك استخدام خدمة التتبع في الوقت الفعلي على تتبع شحناتك. سيسمح لك التحكم في عملية الشحن بمعرفة أحجام الشحنات وحالة الطلبات والعوائق الرئيسية التي تتسبب في تأخير الشحن، ومن ثم يمكنك أن تشرح بوضوح لعملائك سبب التأخر في التسليم والرد وفقًا لذلك. 

التواصل المتسق

التواصل مع عميلك مهم للغاية. يرغب العملاء في رؤية طرودهم في الوقت المحدد. أبلغ العميل بحالة الطرد عن طريق الاتصال به. إذا كنت بحاجة إلى الاعتذار، فقم بذلك. اشرح لهم سبب محاولة التسليم الفاشلة.

تقديم شحن مجاني لحالات التأخير في الشحن

لتلبية الطلبات بفعالية، يجب عليك إدارة توقعات العميل. طوال عملية الطلب، يجب أن يكون ذلك على رأس أولوياتك. قبل عملية البيع، يجب أن تضع توقعات واضحة وواقعية وتتواصل مع المشترين بشكل استباقي إذا تغير أي شيء. سيساعدك ذلك على التعامل مع تأخيرات الشحن. الشحن المجاني خيار جيد.

الالتقاء المحلي

يمكنك عرض الاستلام المحلي إذا كانت السلعة التي تبيعها كبيرة أو يصعب شحنها. يمكن للبائع أن يضيف خيار الاستلام المحلي إلى القائمة إذا كان مستعداً لمقابلة المشتري محلياً لتسليم السلعة. يجب أن يعرف المشترون المحتملون موقع السلعة في حقل الموقع لتحديد ما إذا كان خياراً متاحاً أم لا.

تقديم بطاقات الهدايا والخصومات

من الجيد أيضًا إرسال عروض خاصة لعملائك. إن تهدئة قلقهم وجعلهم يشعرون بالتقدير سيخفف كثيراً من توترهم.

إذا كنت ترغب في تحفيزهم، يمكنك أن تقدم لهم خصومات خاصة على مشترياتهم التالية.

استراتيجيات فعالة لتجنب التأخير في الشحن

الشراكة مع الموردين المحليين

يمكنك تقليل التأخير في الشحن من خلال العمل مع الموردين الذين لديهم مستودعات في البلدان المستهدفة. وبذلك، ستتجنب التأخير في التسليم وتقلل من أوقات الشحن. من السهل توصيل بضائعك إلى العملاء مع شركة لوجستية موثوقة. إلى جانب ذلك، فهي طريقة فعالة لمنع التأخير في الشحن.

التعاون فقط مع وكلاء الشحن الموثوق بهم

يجب أن يتفهم شريكك اللوجستي تعقيدات الشحن ويلبي الجدول الزمني المستهدف. ولضمان سلاسة عملية التسليم، يجب أن يضمنوا أن جميع طلباتك مشمولة ومغلفة بأمان ويتخذوا الخطوات اللازمة لضمان تلبية احتياجات عملك. سيساعدك التعاون مع شركة لوجستية ذات خبرة في مجال الخدمات اللوجستية على منع التأخير في الشحن. فهم يعملون مع خدمات البريد السريع الموثوقة.

تأكد من صحة جميع المستندات قبل الشحن

هناك احتمال حدوث مشاكل في التوثيق أثناء شحن البضائع من الخارج. بعض هذه المشاكل هي العناوين التي بها أخطاء إملائية ونماذج الطلبات غير المكتملة والمعلومات غير الكافية. يمكن أن يتسبب العميل أو مندوب المبيعات في حدوث هذا الخطأ. من المهم التحقق من ملء جميع المستندات بشكل صحيح لتجنب التأخير في الشحن.

لا تشحن في موسم الذروة

على مدار العام، تكون شركات التجارة الإلكترونية على دراية بفترات معينة من المتوقع أن ترتفع فيها طلبات التوصيل. عندما يزداد عبء العمل تدريجياً خلال موسم العطلات المزدحم، فإن التخطيط وجدولة جداول التسليم مسبقاً سيساعدك على الاستعداد بشكل أفضل. إن تجنب الشحن خلال موسم الذروة سيساعدك على تجنب تأخر عمليات التسليم.

خطة لضمان توفر المخزون

سيساعدك التواصل مع الموردين مباشرةً على تتبع بضائعك. إن ترك العملاء ينتظرون لأنك بحاجة إلى المزيد من البضائع في متناول اليد ليس فكرة جيدة. إن الحفاظ على مخزونك سيسمح لك بالحفاظ على تحديث منصة عملك. ستضمن لك الإدارة السليمة للمخزون أن يكون لديك ما يكفي من البضائع تحت تصرفك لمحاربة التأخير في الشحن أو تأخر التسليم.

تجنب تقديم وعود التسليم التي لا يمكنك الوفاء بها

لن تتعهد معظم شركات البريد السريع لوكيلها بتجنب التأخير في الشحن 0% طوال الوقت. تحدث أنواع مختلفة من توقعات التسليم بين الحين والآخر. للتخفيف من إحباط العملاء وجعل معدل الاحتفاظ بالعملاء أعلى وأعلى، يمكنك اتخاذ إجراء إذا كان هناك حاجة إلى الوفاء بموعد التسليم المنتظم. أخبرهم أن هناك إمكانية للتأخير في الشحن. يمكن للعملاء اتخاذ قرارات مستنيرة أثناء التسوق إذا قمت بتحديد توقعات واضحة. كن نشطًا مع فريق خدمة العملاء؛ سيساعدك ذلك على تلبية توقعات العملاء وتجنب محاولة التسليم الفاشلة.

مثال على رسالة تأخير الشحن

بغض النظر عن مدى الجهد الذي تبذله لتقديم أفضل خدمة لعملائك، تسير الأمور أحيانًا بشكل مختلف عما هو مخطط له. فقد يستغرق الأمر وقتاً طويلاً حتى تصل الطلبات إلى وجهتها بسبب العديد من العقبات. ننصحك بالتواصل مع عملية الشحن بشكل صحيح لضمان رضا عملائك وتحقيق أرباح لعملك. فيما يلي مثال على رسائل التأخير في الشحن/التسليم المتأخر

 عزيزي [أدخل اسم العميل],

نعتذر بشدة عن تأخر شحنتك. لقد واجهنا تأخيرات كبيرة في عملياتنا بسبب الظروف الجوية القاسية. نأسف بشدة لتأخر التسليم. سنقوم بشحن طلبك في أقرب وقت ممكن.

لقد كنت صبوراً ومتفهماً للغاية. شكراً لك.

بصدق

[اسم شركتك]

مثال على البريد الإلكتروني لتأخير الشحن

ألقِ نظرة على قالب البريد الإلكتروني لتأخير الشحن لعمليات التسليم المتأخرة. يعمل كإعلان تأخير الشحن

عزيزي [اسم العميل]

شكراً على شرائك. تم إرسال المنتج (المنتجات) التالية: xxxxxxxxxxxx اليوم. نظرًا لأننا نشحن من [اسم البلد]، فإن وقت التسليم المقدر سيكون من 12 إلى 28 يوم عمل، اعتمادًا على موقعك وكفاءة مكتب البريد المحلي. 

إشعار هام: قد تحدث تأخيرات في الشحن من حين لآخر، خاصةً أثناء ذروة موسم التسوق أو في ظل ظروف جوية قاسية غير متوقعة. 

نحن نعلم أن تأخير الشحن خارج عن سيطرة البائع، ولكن إذا حدث ذلك لطلبك، فلا تتردد في اتصال لنا لإيجاد حل بدلاً من ترك تقييمات/تعليقات سيئة لنا. سنبذل قصارى جهدنا لتجنب التأخر في التسليم. يمكنك الاعتماد على خبرائنا.

ضمان الرضا 100%! 

شكراً لك, 

كيف يمكن أن تساعد XH أعمالك

يجب أن يكون مزود الشحن الخاص بك قادرًا على تلبية احتياجاتك عندما تكون مشترياتك جاهزة للتسليم. إكس إتش هي واحدة من أفضل شركات الشحن في الصين. نحن نبذل قصارى جهدنا دائمًا لضمان التسليم في الوقت المناسب لعملائنا. ونقدم أكثر الشحنات الخارجية من الصين بأسعار معقولة. نحن نقبل جميع أنواع الطرود تقريبًا، بما في ذلك الطرود الورقية والخشبية.

بدلاً من الترويج لأوقات تسليم غير واقعية، سنفي بالتزامنا بالتسليم في الوقت المحدد. يمكنك اختيار خيار الشحن السريع إذا كنت بحاجة إلى توصيل سريع. يتمتع أعضاء فريقنا بسنوات من الخبرة في مجال الخدمات اللوجستية. إذا كنت تبحث عن شركة موثوقة لشحن أغراضك من الصين، فنحن مستعدون لمساعدتك. نحن نقدم

• مرفق تخزين مجاني،

• خدمة التخليص الجمركي,

• الدعم في حالات الطوارئ، 

• يلتقط

• شراء التأمين

• إعادة التعبئة مجانًا

• الرد السريع 

• الشحن الدولي عن طريق الجو/المحيطات/السكك الحديدية

• يتوفر نظام تتبع الشحنات.

• جمع الشحنات من البائعين المختلفين والمزيد 

يمكن لتتبع الطلبات المحدثة لدينا إخطارك في حالة وصول السلعة متأخرة. بالإضافة إلى ذلك، سنتخذ إجراءً فورياً في حالة فقدان بضائعك أو تلفها، ويمكن أن تساعدك XH في التخفيف من حدة المشكلة من خلال إبقاء عملائك على اطلاع دائم بحالة طلباتهم من خلال رسائل البريد الإلكتروني وصفحات التتبع الدقيقة ذات العلامات التجارية. كجزء من حل التسليم المتأخر، يمكننا توفير سعاة موثوقين وأتمتة العمليات التي تتطلب عمالة كثيفة، مما سيساعدك في الحصول على العديد من العملاء المخلصين وتقليل عمليات التسليم المتأخرة.

الكلمات النهائية

يمكن التخفيف من تأثير الشحنات المتأخرة على أعمالك، حتى لو لم يكن بالإمكان تجنبها تماماً. أبقِ عملاءك، مثل بائعي التجزئة عبر الإنترنت، على اطلاع دائم على عمليات شحن البضائع لإدارة التأخيرات المحتملة. وبهذه الطريقة، سيتم تقليل فرص توتر العلاقة والشكاوى.

تهدف هذه المقالة إلى مساعدتك في فهم سبب تأخر شحناتك وكيف يمكنك حلها. تأكد من القيام بالشيء الصحيح حتى تتمكن من تجنب التأخير في طلباتك عبر الإنترنت. الحفاظ على التواصل مع عملائك والتأكد من إبقائهم على اطلاع دائم ومعرفة وصول الطلب في الوقت المحدد.

إذا كنت تطلب منتجات من الصين، يمكنك الاعتماد على شركة شحن موثوقة مثل XH لتسليم منتجاتك في الوقت المحدد. سيساعدك ذلك على منع تأخر عمليات التسليم.

الأسئلة الشائعة حول تأخيرات الشحن

لماذا يتأخر الشحن؟

هناك عدة أسباب لتأخر الشحنة. على سبيل المثال، التخليص الجمركي، وسوء الأحوال الجوية، وإضراب الميناء، وفقدان المستندات، وما إلى ذلك. 

كيف يمكنك الإبلاغ عن التأخير في الشحن؟

يمكنك إرسال بريد إلكتروني أو رسالة نصية قصيرة لإبلاغ العميل بالتأخير. في البداية، عبّر عن اعتذارك واشرح له سبب التأخير. بعد ذلك، اعرض خصمًا أو تعويضًا عن الطلبات المستقبلية.

ما هي مدة تأخير الطرد؟

يمكن أن تتعطل خدمات الشحن أو تتأخر بسبب الأحوال الجوية القاسية أو الكوارث الطبيعية أو غيرها من العوامل الخارجة عن إرادتنا. لا يمكن التنبؤ بوقت التأخير إلا جزئياً. يعتمد ذلك بشكل أساسي على سبب التأخير.

هل يمكنك استلام الطرد المتأخر؟

يمكنك استلام الطرد المتأخر من مكتب البريد أو أي شركة توصيل.

هل يمكنني استرداد المبلغ المدفوع مقابل تأخر الطرد الخاص بي؟

إذا وصل الطرد الخاص بك متأخراً بعد الطلب، يمكن لبائع التجزئة أن يعيد لك المبلغ المدفوع وفقاً للاتفاقية. 

لماذا ظل الطرد الخاص بي قيد النقل لفترة طويلة؟

هناك عدة أسباب يمكن أن تتسبب في تعطل الطرد الخاص بك في عملية النقل: الفقدان أو التلف أو عطل في نظام التتبع.

كيف يمكنني معرفة ما إذا كان الطرد الخاص بي قد فُقد أو تأخر؟

يمكنك الاتصال بشركة الخدمات اللوجستية لمعرفة ما إذا كان الطرد الخاص بك مفقوداً أو متأخراً.